pengantar sim berbasis komputer

Pengantar sistem informasi berbasis komputer

Informasi adalah salah satu jenis utama sumber yang tersedia bagi manajer, dan informasi dapat di kelola sperti halnya sumber daya yang lain.

Manajer melaksanakan berbagai fungsi dan peran, dan untuk berhasil, manajer memerlukan keahlian dalam berkomunikasi dan pemecahan masalah. Manajer perlu mengerti computer literate, tetapi yang harus mengerti adalah Information literate.

Aplikasi utama komputer yang pertama adalah pengolahan data akuntansi dan di ikuti empat aplikasi lain : System Informasi Manajemen (Management Information System), Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System), Kantor Virtual (Virtual Office), Dan Sistem Berbasis Pengetahuan (Knowledge-Based System). Kelima aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system), atau CBIS.

Jenis-jenis Sumber daya Utama

-       Sumber daya fisik

-       Sumber daya konseptua

Manajemen sumber daya

Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan, sangat sering proses penyusunan membutuhkan pengubahan suatu bahan mentah menjadi bentuk yang lebih halus. Manager meminimalkan waktuyang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisien puncak. Akhirnya manajer mengganti sumber daya ini pada saat kita kritis sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak efisien atau usang.

Bagaimana Informasi Dikelola

Kita dapat melihat dengan mudah bagaimana manajer mengelola sumber daya fisik, tetapi manajemen juga mencakup pengelolaan sumber daya konseptual. Seluruh aktivitas ini memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat disebut manajemen informasi.

Perhatian pada manajemen informasi

Para manajer memeberi perhatian yang semakin besar pada manajemen informasi selama beberapa tahun terakhir ini karena dua alasan utama, Pertama kegiatan bisnis telah menjadi semakin rumit. Kedua komputer telah mencapai kemampuan yang sangat baik.

1.     Meningkatnya kerumitan kegiatan bisnis

Bisnis memang rumit, tetapi sekarang ini lebih rumit dibandingkan sebelumnya. Semua perusahaan terkena pengaruh ekonomi internasional dan bersaing dalam pasar internasional, teknologi bisnis semakin rumit, batas waktu untuk bertindak semakin singkat, dan terdapat pula kendala-kendala sosial.

Pengaruh ekonomi internasional. Perusahaan- perusahaan besar maupun kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun. Pengaruh tersebut dapat dilihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.

Persaingan Dunia. Perusahaan tidak lagi bersaing dalam wilayah geografisnya saja. Sebalinya persaingan terjadi pada skala dunia. Dampak dari persaingan ini dapat dilihat dari impor dari luar negri.

Meningkatnya kerumitan teknologi. Setiap hari kita melihat berbagai contoh teknologi dalam bisnis barcode scanner di pasar swalayan, sistem pemesanan yang berbasis komputer,automatted teller machine, dan closed circuit television di gedung gedung parkir.

Batas waktu yang semakin singkat.  Semua tahap operasi bisnis sekarang dilaksanakan dengan lebih cepat dari pada sebelumnya.

Kendala kendala sosial. Keputusan keputusan bisnis harus didasarkan pada faktor faktor ekonomis, tetapi keuntungan dan biaya sosial juga dipertimbangkan.

2.     Kemampuan Komputer yang semakin membaik

Dalam hal ukuran dan kecepatannya komputer-komputer tahun 1950 dan 1960 tampak seperti dinosaurus dari jurasic park. Para pemakai tidak pernah berhubungan langsung dengan perangkat keras, tetapi pengaturan seperti ini dirasa cocok oleh para pemakai.

Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen(SIM), merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari bahwa para manajer memerlukan informasi untuk pemecahan masalah.

SIM bukanlah sistem untuk memproduksi informasi manajemen, melainkan informasi pemecahan masalah.

      Kita mengetahui bahwa para pemakai komputer meliputi :

-       Manajer

-       Non- manajer

-       Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan

Dimana para manajer di temukan

Manajer dapat ditemukan dimana mana, tetapi sangat perlu disadari bahwa mereka ada berbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional di dalam perusahaan.

Tingkatan manajemen manajer pada puncak hirkaki organisasi, seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis (strategic planning level) istilah ini menunjukan pengaruh atas keputusan-keputusan yang di ambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun mendatang. Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur, produk, dan kepala divisi. Tingkat mereka dinamakan tingkat pengendalian manajemen ( management control level). Manajer tingkat bawah mencakup keala departemen, supervisor, dan pemimpin proyek, yang bertanggun jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah di tetap kan oleh para manajer di tingkat lebih tinggi. Tingkat terendah ini disebut tingkat pengendalian operasional (operational control level).

Fungsi Manajemen terbagi menjadi 5 fungsi utama

-       Merencanakan (plun)

-       Mengorganisasikan (organize)

-       Menyusun (staff)

-       Mengarahkan (direct)

-       Mengendalikan (control)

                      ·           Manajer pada sistem

Sistem adalah suatu kelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

Elemen-elemen sistem

Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama. Sumber daya input diubah menjadi sumber daya output. Sumber daya mengalir dari elemen input, melalui elemen transformasi, ke element output. Suatu mekanisme pengendalian memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme pengendalian ini di hubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik (feedback up) yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme pengendalian.mekanisme pengendalian membandingkan sinyal-sinyal umpan balik kesasaran dan mengarahkan sinyal ke elemen input jika sistem operasi memang perlu diubah.

Sistem lingnkaran terbuka dan Sistem lingkaran tertutup

Suatu sistem tanpa elemen mekanisme pengendalian, lingkaran umpan balik, dan tujuan disebut sistem lingkaran terbuka. Suatu sistem dengan tiga elemen pengendalian (tujuan, mekanisme pengendalian, dan lingkungan umpan balik) disebut sistem lingkaran tertutup.

Sistem Fisik dan Sistem konseptual

Perusahaan bisnis adalah sistem fisik. Ia terdiri dari sejumlah sumber daya fisik. Suatu sistem konseptual sebaliknya adalah sistem yang menggunakan sumber daya konseptual-informasi dan data-untuk mewakili suatu sistem fisik. Sistem konseptual umumnya ada sebagai citra mental dari pikiran manajer, sebagai angka-angka atau tulisan pada selembar kertas, atau dalam bentuk elektronik di media penyimpanan komputer.

Sistem fisik penting karena keberadaannya; sistem konsepnya penting karena penggambarannya atas sistem fisik.

Pentingnya Suatu pandangan sistem

suatu pandangan pada sistem (system view) melihat operasi bisnis sebagai sistem-sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas. Ini adalah suatu cara pandang yang abstrak, tetap bernilai potensial bagi manajer.

1.     Mencegah manajer tersesat dalam kerumitan struktur organisasi dan rincian pekerjaan

2.     Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik

3.     Menekankan pentingnya kerja sama dari semua bagian dalam organisasi

4.     Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya

5.     Memberi penilaianyang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup

Menjustifikasikan CBIS

Tanpa memandang apakah spesialis informasi atau pemakai yang mengembangkan aplikasi, CBIS harus dinilai dengan cara yang sama seperti investasi besar lain dalam perusahaan.

Justifikasi komputer menjadi semakin sukar dengan bangkitnya sistem-sistem yang berorientasi informasi.

Mencapai CBIS

Dalam berapa hal, tiap subsistem CBIS menyerupai suatu oraganisme hidup, lahir, tumbuh, menjadi matang, berfungsi, dan akhirnya mati. Proses evolusi ini disebut Siklus hidup sistem (system life cycle-SLC), dan terdiri dari tahap-tahap berikut :

§  Perencanaan

§  Analisis

§  Rancangan

§  Penerapan

§  Penggunaan

Siklus hidup suatu sistem berbasis komputer mungkin hanya berlangsung beberapa bulan atau mungkin berlangsung beberapa tahun. SIM yang memproyeksikan jumlah agen dan perekut untuk perusahaan asuransi telah digunakan sejak pertengahan 1980an. Cepat atau lambat sifat dinamis bisnis akan melampaui kemampuan sistem informasi, dan sistem itu harus di perbaharui.

Menempatkan CBIS dalam konteks

Komputer adalah orang-orang yang berpandangan jauh kedepan, yang menyadari bahwa komputer memberi mereka sejumlah keunggulan atas pesaing mereka.

Saat ini manajer benar-benar tidak memiliki banyak pilahan mengenai penggunaan komputer. Pertanyaannya bukan lagi soal menggunakan atau tidak, tetapi seberapa ekstensif menggunakannnya. Sebagian besar perusahaan telah sepenuhnya tergantung pada sistem pengelolahan data berbasis komputer dab tidak dapat menangani transaksi satu hari pun tanpanya. Sebagian perusahaan juga telah mencapai sistem yang menyediakan informasi pemecahan masalah, mempercepat atus komunikasi, dan menyediakan keahlian yang sangat beragam.

Hubungan manajer dengan sistem

Manajer mengelolah suatu sistem fisik yang terdiri dari orang, material, mesin dan uang. Manajer memantau sistem fisik tersebut dengan menggunakan sistem konseptual. Sistem konseptual menyediakan informasi yang menggambarkan keadaan sistem konseptual menyediakan informasi yang menggambarkan keadaan sistem fisik perusahaan dan lingkungannya.

Bagaimana CIO memandang CBIS

Tom pike, CIO pada magnatek di memphis, Tennesse, telah mencurahkan banyak waktu untuk mengembangkan kerangka kerja yang menggambarkan pandangannya tentang pekerjaannya. Sistem terbagi menjadi empat kategori pengendalian, komunikasi, pencitraan situasi, dan pengambilan keputusan sistem-sistem ini menawarkan beragam tingkat dukungan keputusan dan mampu menangani beragam tingnkat volume.

Sisterm Pengendalian digunakan oleh manajemen untuk mengendalikan sistem fisik. Contohnya adalahsistem informasi akuntansi dan sistem material requirement planning (MRP) di bidang manufaktur. Sistem komunikasi adalah sistem yang menggunakan teknologi otomaisasi kantor. Sistem pencitraan situasi memberikan manajemen pandangan tentang sistem fisik. Sistem pengambilan keputusan menangani volume transaksi yang besar dan memberi dukungan kepuasan maksimal karena berfokus pada masalah dan kepuasan tertentu. Sistem pengganda nilai (value multiplier system) yang mengantisipasi potensi teknologi baru, praktek baru, keadaan baru.

CBIS berkembang melalui tahap-tahap perencanaan, analisis, rancangan, penerapan dan penggunaa. Tahap-tahap ini disebut siklus hidup sistem dan dapat di lakukan oleh pemakai sendiri atau pemakai bekerja sama denga para spesialis informasi. Bahkan bila sistem dikembangkan bersama-sama, manajerlah yang bertanggung jawab atau tiap tahap siklus hidup sistem.

 sumber : buku mac leod jilid 1